Desarrollo de Colecciones

NUESTRA SECCIÓN

Gestiona la compra de material bibliográfico, la suscripción de bases de datos y revistas científicas para el SIDUNA, controla el ingreso y el registro de material en el sistema ALEPH.

Principales funciones

• Gestionar el presupuesto asignado para la compra o suscripción de material documental para el SIDUNA, complementar el proceso de contratación con el análisis de ofertas y control presupuestario.
• Investigar la disponibilidad de fuentes, características editoriales, costos y condiciones de acceso, para adquirir libros y establecer suscripciones de bases de datos y de revistas.
• Ingresar las solicitudes de libros, revistas científicas y bases de datos, en el sistema institucional de compra SIGESA.
• Realizar la recepción, control de calidad, control de ingreso, reclamo e identificación de los títulos de los documentos recibidos.
• Verificar existencias y registrar los detalles de adquisición, de los documentos adquiridos por diferentes modalidades en el sistema ALEPH.

• Recibir, controlar, registrar, reclamar y renovar las publicaciones seriadas, establecidas para el SIDUNA, en el sistema ALEPH, y distribuirlas a las Unidades de Información correspondientes.
• Coordinar con Unidades de Información, Unidades Académicas, instancias de Proveeduría Institucional, Programa de Gestión Financiera, proveedores nacionales e internacionales, los aspectos inherentes a los procesos de contratación.
• Preservar y mantener la integridad física de las colecciones impresas, que posee el SIDUNA y que mantienen pertinencia con los planes curriculares, mediante el empaste y restauración de documentos.
• Recibir y registrar los documentos entregados en cumplimiento de la Ley No.6683 Art. 106 de Derechos de Autor y Conexos.

PROCESO DE ADQUISICIÓN DOCUMENTAL

• El proceso de compra de material bibliográfico del SIDUNA, se realiza en coordinación con la Proveeduría Institucional. La Sección de Desarrollo de Colecciones, constituye la instancia técnica en la gestión y solicitud de compra o de suscripción del material bibliográfico del SIDUNA.
• Recibe los listados de las diferentes Unidades Académicas, remitidas por la Biblioteca de las Facultades y Centros. Los recursos documentales seleccionados, deben presentar los elementos que identifiquen en forma correcta cada título, tales como: ISBN, autor, título, editorial, año. Mediante Internet, contacto con los editores o con los proveedores de las diferentes editoriales, se verifican datos de los ítems, se determina el precio estimado y la eventual disponibilidad de cada título solicitado.
• Se identifica el monto por el que debe incluirse la solicitud de adquisición, de acuerdo con el control presupuestario por Unidad Académica, que contempla el presupuesto asignado y al saldo disponible según las solicitudes gestionadas. Se consulta en el sistema, la disponibilidad presupuestaria en la cuenta correspondiente.
• Las solicitudes se ingresan en SIGESA, con la descripción de los elementos de cada título y el precio estimado, para que Proveeduría Institucional, en las fechas establecidas proceda con las invitaciones y el cartel. La Sección de Contratación Administrativa realiza las actividades propias del proceso de contratación, que contempla: el análisis de las solicitudes para definir los procesos a establecer, elaboración del cartel, invitación de proveedores, recepción y análisis económico de las ofertas, adjudicación, emisión de la orden de compra.
• La Proveeduría Institucional remite las ofertas, a la Sección de Desarrollo de Colecciones, para que se efectúe el análisis técnico de las mismas. En este proceso se analiza cada título cotizado por los oferentes, se verifican los ISBN cotizados, y se realizan las observaciones y recomendaciones mediante el informe técnico, dirigido a la Proveeduría Institucional, donde se realiza la adjudicación de las ofertas
• El personal de la Sección de Desarrollo de Colecciones realiza la recepción provisional y definitiva de los títulos adjudicados, la revisión y control de calidad, que consiste en la verificación de la integridad física, y de las condiciones editoriales de cada ítem, así como los reclamos y devolución de títulos defectuosos al proveedor.
• Una vez recibido conforme el lote de libros adquirido, cada ejemplar es identificado con sellos institucionales y de la Unidad que recomendó la adquisición. Se verifica el título en el sistema ALEPH, para ingresar los detalles de adquisición de cada ítem y ubicar el código de barras que lo identificará como activo institucional.
• La adquisición de material bibliográfico se rige por la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.